Les outils collaboratifs sont de précieux alliés en matière de gestion de projet. Salariés et dirigeants en tirent profit, dans la mesure où ils simplifient les interactions des équipes en interne et avec les tiers. Dans un univers professionnel où être réactif et savoir anticiper sont indispensables, l’utilisation de ces dispositifs pluridisciplinaires est plus que nécessaire.  

Les outils collaboratifs, de quoi il est question ?

Les outils collaboratifs sont un ensemble de solutions numériques permettant de simplifier la collaboration des différents acteurs d’un projet. Plus connus sous le terme de plateforme collaborative, ces outils de travail en ligne sont très pratiques pour partager des fichiers ou faire des échanges dans le cadre d’une réunion. Les documents qui s’y trouvent sont accessibles à tous et peuvent être ouverts et consultés à tout moment, de n’importe quel endroit. 

Les outils collaboratifs, très pratiques pour un travail à distance

À l’heure où les contraintes de santé, de la circulation et autres font partie intégrante du quotidien, adopter un outil de travail collaboratif demeure la solution la plus pratique. Comme il permet d’intervenir à distance, la présence physique des dirigeants et des salariés au même endroit n’est donc plus obligatoire.

Un tableau blanc interactif, un écran tactile ou un ordinateur, sont essentiels pour un travail à distance. Chacun peut se joindre à la réunion, partager des documents, faire des interventions…

Tout ce qui est à faire dans un meeting en présentiel peut être réalisé en ligne avec les meilleurs logiciels. Par ailleurs, il faut savoir  que la majorité des réunions se font maintenant en visioconférence pour les grands groupes et les multinationales.

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Les outils collaboratifs pour une meilleure gestion de temps

En tant que moyens de communication unifiés, les outils de travail collaboratifs permettent à une entreprise d’optimiser le temps de travail de chaque collaborateur. En effet, grâce à la visio ou la vidéoconférence, personne ne perd du temps à se déplacer, pour se rendre au bureau. Même avec les fournisseurs, les clients et les partenaires se trouvant à l’étranger, tout le monde peut se trouver au même niveau d’information, en temps réel. 

Les outils de travail collaboratifs permettent d’accroître le rendement

Il faut reconnaître que le travail sur site est souvent source de stress et de tension pour les collaborateurs, et ce, quel que soit le type de projet en question. Les écarts d’humeur, les contraintes de temps (arriver obligatoirement à telle heure), l’atmosphère de travail en interne… Nombreux sont les impératifs qui peuvent affecter la motivation des salariés à un certain moment. Et c’est pour y remédier justement qu’il est nécessaire d’avoir recours à des outils performants comme Monday ou Notion, de temps en temps ou à chaque fois, pourquoi pas.

En travaillant de chez eux, les utilisateurs de cette plateforme se trouveront facilement dans des conditions qui les mettront à l’aise. Et lorsqu’ils travaillent sans pression, il est donc évident que leur productivité est améliorée et enlevée.

Les outils collaboratifs permettent de renforcer l’autonomie de chacun

L’autonomie des collaborateurs est toujours au cœur des problématiques dans une entreprise, dès la mise en oeuvre d’un projet jusqu’à la réalisation finale de celui-ci. En effet, il arrive souvent que les salariés aient besoin de l’autorisation de leurs supérieurs hiérarchiques pour accéder à certains documents, alors qu’ils en ont besoin en urgence. Comme les responsables ne sont pas forcément disponibles à cet instant, ils sont alors contraints d’arrêter les tâches en cours et attendre qu’on leur fournisse ce dont ils ont besoin. Et c’est pour éviter de telles situations que les outils de travail collaboratifs ont toute leur importance.

Grâce à un système de partage et un accès illimité, chacun peut décider à tout moment de récupérer les informations nécessaires au bon déroulement des opérations.

L’utilisation d’un outil de travail collaboratif est bénéfique, aussi bien pour les collaborateurs que pour les projets de l’entreprise. Il s’agit d’un investissement fiable, mais surtout très rentable sur le long terme.

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